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タスク管理について

 

タスク管理はかなり重要なスキルだと思います。

ただ、私の周りでは意外とみんなタスクの管理が甘かった印象があります。

前職ではチームリーダのポジションにいましたが、以下のようなやりとりが頻繁に発生してたぐらいには甘かったです。

 私「あのタスクどうなりましたか?」

 Aさん「すいません、忘れてました」

 Bさん「それなんでしたっけ?」

 

タスクの抜け漏れが発生すると何やかんやで問題が発生しますし、システム開発の場合は最悪障害に直結することもありえます。

いくらか抜け漏れがあっても、障害につながるといったクリティカルなものでなければそこまで気にしなくてもよいという考えもありますが、ちゃんと把握できているにこしたことはないと思います。

 

みなさんはタスク管理をどのようにやられているのでしょうか。

いろいろな形で管理する方法はあると思いますが、下記の4種類にだいたいの方は当てはまると思います。

 (1)紙ベースで管理

 (2)電子(EXCEL)で管理

 (3)電子(その他アプリ)で管理

 (4)記憶力を頼りに

私は、「(1)紙ベースで管理」が基本で、チームで共有するように「(2)電子(EXCEL)で管理」も並行してました。

チームで共有というのがきちんと機能できれば「すいません、忘れてました」みたいなことにはならないのでこれはチーム運営上の未熟さだと思います。

 

「(1)紙ベースで管理」にしても、「手帳」「ノート」「付箋」いくつか派閥があると思いますが個人的には「付箋」が一番やりやすかったです。

 

具体的には、以下のような流れです。

 1.常に付箋を携帯

 2.タスクが発生したタイミングで記載

 3.タスクを記載した付箋をまとめる場所に貼り付け

  (これは自席にぺっぺこ貼ってました)

 4.定期的に付箋を確認

 5.タスクが完了したら、付箋を移動or捨てる

 

この場合、「2.タスクが発生したタイミングで記載」ができていればタスクが後に回ることはあっても忘れ去られることはないはずなので抜け漏れが発生するリスクはかなり下がります。

殴り書きっぽくてもいいのでとりあえず書いておけば良いという手軽さは利点です。

 

前の職場ではセキュリティの関係上、事務室内でのPCの持ち運び禁止、スマホ使用禁止、クリアデスクの徹底と制限があったので、紙最強!!付箋最高!!に落ち着きました。

実際、PCに打ち込むよりも付箋に書いたほうが早いので自己の管理においては強いと思います。

しかし、テキトーに書いた付箋だけだと情報共有という点で上手く出来ていなかったのでそのあたりを改善しつつ、いろいろ試したいというのが現在の思いです。

 

何か良い方法をお持ちの方は、教えていただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。